Jak Napsat Dopis Pro Každou Příležitost

2024 Autor: Francis Oldridge | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-16 20:38

Časy, kdy psaní dopisů bylo upřednostňovaným komunikačním prostředkem mezi obchodními partnery, rodinou, přáteli a milovníky hvězd, byly pryč. Šnečí pošta může být do značné míry minulostí, ale podívejte se na svůj moderní životní styl a uvidíte, že umění psaného slova zdaleka není mrtvé. Je pravděpodobné, že velkou část svého osobního i profesního života strávíte komunikací vitextu nebo e-mailu a stále existují scénáře, které vyžadují staromódní formátovaný dopis (i když je větší pravděpodobnost, že jej pošlete do celosvětového webu, než jste vy) plácnutí razítkem). Komunikace je zásadní pro každou interakci a znalost psaní správného tónu v písemné korespondenci je nezbytnou dovedností, ať už píšete milostný dopis nebo dopis o rezignaci. Abychom vám pomohli zůstat na správné cestě, připravili jsme tuto příručku, jak psát dopisy pro každou situaci.

Definujte svůj účel a publikum

Než budete moci přiložit pero na papír - nebo spíše prsty na klávesnici - věnujte nějaký čas přemýšlení o tom, čeho přesně chcete svým dopisem dosáhnout. Nemluvili byste se svým šéfem stejně, jako byste mluvili se svým příbuzným, takže byste jim neměli psát stejně. Shromážděte své myšlenky, než začnete psát, tím, že si položíte několik jednoduchých otázek:

Komu píšu?

Znáte osobu, které píšete, nebo s ní bude vaše první komunikace? Způsob, jakým spolu komunikujeme, se přirozeně mění, čím více se stáváme známými, takže než začnete, nezapomeňte posoudit svůj vztah s osobou, které píšete. To vám pomůže vyvarovat se toho, že se budete na danou situaci zdát příliš neformální nebo příliš strohý.

Co se snažím dosáhnout?

Navazujete na pracovní pohovor nebo píšete prázdninový dopis rodině? Stejně jako záleží na vašem vztahu k příjemci vašeho dopisu, záleží také na kontextu, ve kterém jej píšete. Vždy byste měli mít jistotu, že profesionální komunikace bude právě tato - profesionální - i když máte přátelství se spolupracovníkem nebo obchodním partnerem, kterému píšete. Představte si profesionální komunikaci jako součást svého celkového profesionálního profilu. Nechtěli byste líný, hrubý nebo příliš neformální e-mail svému kamarádovi v účetním oddělení na vašem profilu LinkedIn, takže byste jej také neměli chtít ve složce k odeslání. Opak je také pravdou; pokud píšete děkovný dopis vašemu sladkému gam-gamu, poslední věc, kterou chcete udělat, je zvuk, jako byste vedli obchodní jednání. Mějte na paměti svůj cíl, když sepisujete dopis a vžijete se do kůže příjemce.

Mám všechny informace, které ke komunikaci potřebuji?

To je zvláště důležité v obchodní komunikaci. Většina z nás byla na konci dlouhého sledu e-mailů, protože odesílatel neměl všechna fakta v pořádku, než zaslal odeslání. Nebuďte ten, kdo posílá pět e-mailů, když by to udělal. Tento druh neuspořádané e-mailové etikety s proudem vědomí se zdá být v nejlepším případě dráždivý a v nejhorším případě naprosto matoucí a neprofesionální. Pokud máte písemně k dispozici spoustu důležitých informací, zapište si rychlý odrážkový seznam všeho, co potřebujete sdělit, abyste se ujistili, že jste vše před odesláním pokryli.

Najděte si čas na formátování

Formátování je ve formální komunikaci zásadní, a to jak pro profesionální prezentaci, tak pro logické předávání informací. Při komunikaci s firmami, organizacemi nebo spolupracovníky máme tendenci pracovat rychlejším tempem, protože tato komunikace probíhá v omezenou dobu. Je tedy důležité, abyste svůj názor dostali rychle a jasně - což je při formátování mnohem jednodušší.

Jak psát profesionální dopis

Průvodní dopis; Výpověď; Doporučující dopis; Dopis o doporučení, zájmu nebo záměru atd

Pravděpodobně jste obeznámeni se standardním formálním rozložením dopisu, i když jste jej sami nenapsali. Většina firem a organizací tento formát dodržuje, protože je snadno rozpoznatelný a snímatelný. Šablony formálních dopisů jsou široce dostupné a jsou součástí většiny programů pro zpracování textu. Můžete se také rozhodnout vytvořit si vlastní od nuly nebo přizpůsobit šablonu dopisu pro opakované použití. Při psaní a formátování formálního dopisu je třeba mít na paměti několik klíčových věcí:

1. Použijte tituly. Pokud posíláte interní e-mail spolupracovníkovi nebo členovi týmu, je oslovení pomocí křestního jména s největší pravděpodobností v pořádku, ale když komunikujete s obchodním, organizačním nebo profesionálním kontaktem mimo nebo ve vaší společnosti, nikdy byste je neměli oslovovat pouze křestním jménem.

2. Vyhýbejte se neformálním pozdravům. Začněte dopisem „Milý…“(nepoužívejte „Ahoj“, „Dobrý den“nebo jiný podobný pozdrav) a adresujte příjemci jeho titul a celé jméno nebo příjmení (například: „Vážený pane. John Smith, “nebo„ Vážený Dr. Johnson “). Pokud ještě nemáte kontakt na organizaci, které píšete, podívejte se na web a zjistěte, zda najdete jméno a titul příslušné osoby. Pokud nemůžete najít jméno jednotlivce, adresujte ho příslušnému oddělení nebo skupině (tj. „Dear The Manual Staff“nebo „Dear Editorial Team“). Pokud absolutně nemůžete určit správnou osobu nebo oddělení, které chcete oslovit, můžete použít „Komu se to může týkat“, ale uvědomte si, že to pravděpodobně znamená, že váš dopis bude muset být doručen správným lidem, jakmile dorazí, což by mohlo mít za následek opožděnou reakci.

3. Uveďte datum. Pokud bude váš dopis obsažen v těle e-mailu, váš e-mailový klient jej opatří razítkem s datem a časem, ale pokud svůj dopis posíláte jako přílohu nebo poštou, včetně data v horní části vám oběma pomůže a příjemce sleduje správný čas pro sledování.

4. Usnadněte si kontakt. Nezapomeňte uvést své jméno (první a poslední, včetně preferovaného titulu) a své kontaktní údaje. Pokud posíláte fyzický dopis nebo digitální kopii naformátovaného dopisu, uveďte v horní části svou adresu a telefonní číslo, aby bylo příjemci okamžitě přístupné. Při odesílání e-mailů si možná budete myslet, že vaše e-mailová adresa v poli „Od“je dost, ale pravdou je, že nevíte, jak může příjemce s vámi raději navázat kontakt. Vytvořte profesionální e-mailový podpis, který bude obsahovat vaše telefonní číslo, adresu a všechny relevantní profily sociálních sítí, kde vám bude příjemné být kontaktován.

5. Používejte formální jazyk. Kromě zjevného opomenutí zaklení nebo příliš lhostejného jazyka to znamená také nepoužívat kontrakce (tj. „Nebudu na schůzce v tomto čtvrtletí“na rozdíl od „Nebudu tam“).

6. Nezakopávejte lede. Profesionální komunikace vyžaduje efektivitu, takže se ujistěte, že se dostáváte k hlavnímu bodu vašeho dopisu co nejrychleji. Je lepší nechat váš dopis výstižnou půlstránkou, než se pokusit jej roztáhnout na celou stránku s výplní.

7. Korektura, poté korektura znovu. Programy jako Microsoft Word mají integrované kontroly pravopisu a gramatiky a ty by vždy měly být vaším prvním průchodem při korekturách. Často dokonce navrhnou, aby byl váš dopis výstižnější a přímější, což je obrovská pomoc při psaní formálního dopisu. Existují také online nástroje, jako je Grammarly, které vám mohou pomoci s počáteční korekturou. Nezastavujte se však při jednom průchodu kontrolou pravopisu; měli byste si také sami přečíst celý dopis, abyste zkontrolovali chyby. Tip pro profesionály: Přečtěte si svůj dopis nahlas nebo si ho přečtěte zpět (od posledního slova k prvnímu), abyste měli lepší překlepy nebo podivné fráze. Pokud je to něco životně důležitého, zaměřte se také na to.

8. Buďte laskaví, ale profesionální. Určitě nechcete uzavírat dopis klientovi srdečným nápisem „Miluji tě!“ale to neznamená, že musíte být chladní a sterilní. Uzavřete svůj dopis bližšími (známými v kruzích Word Nerdů jako Valediction), jako jsou „laskavé pozdravy“, „děkuji vám za váš čas“, „s úctou k vám“nebo „vše nejlepší“, abyste dopisu dodali vřelost, aniž byste překročili řádky.

9. Napište to. V dnešním světě to nelze obejít: Pokud napíšete formální obchodní dopis, budete vypadat neprofesionálně. Je to také příjemný dotek, než si obálku vytisknout místo obálky.

10. Odolávejte nutkání být kreativní. Nepokoušejte se doladit svůj dopis šílenými barvami nebo efektními písmy. Jsme rádi, že se cítíte umělecky, ale profesionální korespondence obvykle není ten správný čas nebo místo. Držte se standardů, jako je Times New Roman a obyčejný starý černobílý.

Jak psát osobní dopis

Milostný dopis, děkovný dopis, omluvný dopis atd

Osobní dopisy jsou místa, kde můžete jen málo natáhnout křídla a dostat ty kreativní šťávy. I když v osobních dopisech pravděpodobně oceníte zvláštní dotyky, stále je třeba mít na paměti některé pokyny.

1. Nebuďte příliš struční. Nechcete se donekonečna procházet třemi stránkami, než se dostanete k jádru své zprávy, ale je hezké zahrnout do osobního dopisu příležitostnou konverzaci, abyste příjemci ukázali, že jste se s nimi spojili. Pokud jste s příjemcem chvíli nemluvili, vyplňte jej ve svém životě a zeptejte se ho na jeho. Pokud jim za něco děkujete, vezměte pár linek a vysvětlete, co to pro vás znamenalo. V závislosti na kontextu může být příjemným dotekem vložit do dopisu trochu humoru.

2. Použijte neformální pozdrav. Stejně jako je divné, když začínáte dopis svému šéfovi s „Yo Ted,“je stejně divné, když začínáte dopis své matce s „Drahá paní Carol Jacksonová“. Je naprosto vhodné oslovit příjemce osobního dopisu křestním jménem - nebo dokonce přezdívkou, pokud jste si obzvláště blízcí - a začít s neformálnějším pozdravem jako „Ahoj“místo „Drahý“, který byste měli použít v profesionální komunikaci.

3. Přijměte kreativitu, aniž byste obětovali čitelnost. Ty funky fonty a hlasité palety barev, které jste ve svém posledním obchodním dopisu nemohli použít, mohou najít domov ve vašich osobních dopisech. I když nechcete jít tak daleko, abyste svůj dopis proměnili v záhadnou směsici mikroskopických skriptů a barev, které napínají oči, je naprosto v pořádku setřást svého profesionála a mít více zábavy. Pokud posíláte dopisní visnail poštu, psaní staromódním způsobem je příjemný dotek, za předpokladu, že váš rukopis nebyl zmařen na rozbité kuřecí škrábance díky převládající technologii.

V době, kdy se zdá, že by každý upřednostňoval zasílání tříslovných textů prostřednictvím jakékoli rozšířené komunikace, se může redakční dopis odradit nebo dokonce zastrašit. Pokud se však budete řídit těmito pokyny, bude váš psaní dopisů na místě pro každou situaci.