The Art Of Getting Things Done With A Kanban Board

2024 Autor: Francis Oldridge | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-16 20:38

Cítit se zahlceni pracovními a / nebo osobními povinnostmi je nový normál. Stále více lidí zažívá syndrom vyhoření a relativnost tohoto termínu podnítila několik promyšlených přemýšlení o jeho účincích na vše od bytí tisíciletí (nebo ne) přes černou identitu až po rodičovství.

Jak ale opravit syndrom vyhoření? Kromě nejasných šepotů o péči o sebe a příležitostných výzev k ukončení své neplněné práce se praktická řešení zdají vzácná. Než vykořeníte svůj život a bankovní účet, vyzkoušejte osobní kanban.

Počátky Kanbanu

Kanban (do japonských překladů patří „vývěsní štít“, „billboard“nebo „vizuální signál“) vyvinul Taiichi Ohno, průmyslový inženýr společnosti Toyota, ve 40. letech 20. století. Tento vizuální proces pracovního postupu účinně zlepšil jejich výrobní efektivitu a byl klíčovým prvkem ve společnosti, která se stala významným mezinárodním konkurentem.

V roce 2004 začal David J. Anderson uplatňovat tuto strategii na technologický průmysl, ale brzy se stala populární v oblastech, jako je marketing a nábor. Moderní kanban byl tak úspěšný, že ho lidé začali používat ve svém osobním životě.

Osobní Kanban

James Benson, bývalý kolega Andersona, a Tonianne DeMariBarry, kteří rozdělili nepořádek týmově orientované rady, vytvořili Personal Kanban: Mapping Work - Navigating Life. V této knize nastiňují, jak pomocí desky kanban projít nevyřízenými úkoly vašich životních úkolů bez ohledu na jejich velikost.

Začněte tím, že si zapíšete vše, co musíte udělat. Všechno. Podvádíte se jen tím, že něco vynecháte.

Podniky často používají složitější kanbanovou strukturu, ale Benson a Barry používají tři jednoduché sloupce: úkoly, úkoly a věci. Začnete tím, že si dáte tabuli a zapíšete si vše, co musíte udělat. Všechno. Podvádíte se jen tím, že něco vynecháte.

Oddaní lidé dávají přednost lepícím poznámkám nebo kartotékám, takže můžete úkoly fyzicky přesouvat, ale značka pro mazání funguje stejně dobře. Pomocí barevného kódu můžete kombinovat obchodní a osobní úkoly nebo označit naléhavost. Data jsou osobně doporučována pro položky citlivé na čas, takže si můžete být vědomi termínů a efektivně upřednostňovat.

Tady je důležitá část: omezte počet úkolů ve sloupci „dělá“. Benson doporučuje tři, ale rozhodně by jich nikdy nemělo být více než pět. Měli byste také nastavit časový rámec pro úkoly v tomto sloupci a držet se ho. Tím se snižuje stres tím, že se minimalizuje to, na co se soustředíte, a zároveň se nebudete příliš soustředit na svůj plán.

velkou chybou, kterou lidé dělají při jakémkoli procesu produktivity, je vytváření příliš velkých úkolů.

"Osobní kanban je informační zářič pro vaši práci." Díky tomu pochopíte dopady a kontext vaší práce v reálném čase. To je místo, kde lineární seznamy úkolů zaostávají, “píší Benson a Barry. "Statické a postrádající kontext, připomínají nám udělat určitý počet úkolů, ale neukazují nám cenné informace v reálném čase nezbytné pro efektivní rozhodování."

velkou chybou, kterou lidé dělají při jakémkoli procesu produktivity, je vytváření příliš velkých úkolů. Pokud se rychlá poznámka zasekne ve sloupci „dělá“, můžete se ji naučit rozdělit (a budoucí podobné úkoly) na menší akční položky. dobrým pravidlem je mít vždy alespoň jeden rychlý úkol, který udržuje dynamiku v chodu.

Nakonec máte sloupec „hotovo“. Všichni víme, jaký je to dobrý pocit přeškrtnout něco ze seznamu, ale tento sloupec dělá víc než to. Přemýšlejte o tom jako o archivu vašich úspěchů, které můžete obnovovat každý týden nebo měsíčně. Barevné kódování se zde vyplatí a pomůže vám zjistit, které úkoly jsou jednodušší než ostatní. Můžete také zjistit, kam jde váš čas, a pokud je to nežádoucím způsobem nevyvážené, začněte dělat pohyby, abyste to změnili.

Virtuální Kanban

Pokud si chcete vzít kanbanovou desku s sebou, několik aplikací pro pracovní postupy má funkci kanban. Tyto aplikace mají tendenci se soustředit na týmový kanban, ale Trello se dobře promítá do osobního použití.

S Trello můžete použít jednu desku nebo vytvořit více desek pro různé oblasti vašeho života: pracovní, osobní, další velký americký román atd. al. Tato aplikace je nejlepší vizuální aproximací fyzických desek kanban, která vám umožní mít více než tři sloupce. Bezplatná verze by měla uspokojit všechny vaše potřeby kanbanu, ale můžete upgradovat a integrovat svůj kalendář a další populární aplikace.

Ať už chcete mít kanban v kapse nebo na zdi, je na čase převzít kontrolu nad svým plánem a dělat věci. Není to tak vzrušující jako přestat se vším a přestěhovat se na Kajmanské ostrovy, ale určitě je to cenově dostupnější.